Conceptverslag: Algemene ledenvergadering van ATV Essesteijn 25 mei 2024

Aanwezig

Franska Tijhuis (tuin 19), Astrid Glas (20), Maurits de Lange en Inge Bossmann (17), Loek Wildschut (50), Bep Beerbaum (54), Ronald Slaager (35), Huub van de Vrede (33), Huub van de Vrede gemachtigd door Kees Oskam (26), Peeters (43), Dick en angelique Overduin (22), Hac-Wah Ng (6), Dick randshuizen (36), Hans van der Kleij (27), Dinie Smit (47), Loes Beuk (16), Leo Koster (52), Margreet Ruijs 32, Conny Brizee, Jeanette en jonathan (29), Sanne
Nusselder (13) Katell le Hao (15), David Smit (38), Milou Aerts (23).

Mededelingen

-Leo Koster verhuist naar Vleuten en zal daarom uit het betuur terugtreden, zie punt 8.

Ingekomen stukken

-Er zijn geen ingekomen stukken.

Notulen ALV 2023

-Algemeen werk: het voorstel hield vooral in dat de ploegen iets groter gemaakt werden.
-Waterkwaliteit: zie punt 7
-Verder zijn er geen aanvullingen of correcties dus de notulen zijn bij deze bekrachtigd.

Jaarverslag secretaris

-Korte mondelinge toelichting. Aanvulling vanuit de vergadering dat Aad Brizee op 8 augustus 2023 is overleden.

Financien

-Penningmeester Astrid Glas is goed bijgestaan door meneer Hac-Wah Ng, waarvoor grote dank van het bestuur en applaus van de ALV.
-Jaarrekeing kent overschot dat zal worden toegewezen aan het spaarbedrag voor een nieuwe kantine.
-Grondhuur is erg hoog 1,27 p/m2 tegenover veel verenigingen met 0,30 p/m2 daar gaat Astrid achteraan.
-Astrid dringt aan op zuinigheid om contributieverhogingen zoveel mogelijk tegen te gaan. Bijvoorbeeld geen kerstkaarten en een dringend beroep op zuinig electriciteitsgebruik.
-Verzoek ook om op te passen met sproeien omdat ook de pomp veel energie verbruikt.
-Verzoek om na herbouw van de kantine meteen te beginnen met afschrijven daarvan. Nu wordt achteraf geld gereserveerd, mooier is het om dat vooraf te begroten. Dit kan alleen wel gepaard gaan met contributieverhoging als je ook een buffer wil houden voor tegenvallers. Dit zal een punt worden op toekomstige ALV.
-Astrid brengt in dat in ieder geval de laatste paar jaar een flink bedrag voor de kantine is gereserveerd.
-Verslag kascontrolecommissie houdt in dat de kascontrolecommissie de financien over 2023 met enkele aanbevelingen heeft goedgekeurd. Bijvoorbeeld Afschrijvingen voortaan alleen vanaf bijvoorbeeld 150 euro.
-Decharge voor het bestuur t.a.v. het gevoerde financiele beleid is verleend door de ALV.
-Begroting 2024: tuinhuur gaat dit jaar iets omhoog (20-30 euro). Goedgekeurd door de ALV.
-Bezetting kascommissie: Sanne Nusselder doet het nog een jaar, Loes Beuk stapt er dit jaar in. De vergadering spreekt goedkeuring en dank daarover uit.

Verslagen Commissies

-Kantinecommissie: er zijn mensen nodig! Nu is de kantinecommissie 4 personen sterk. Nu wordt er bij het algemeen werk op vrijwillge basis een lunch verzorgd tegen kostprijs. Voorstel is om dit idee iets te versterken door een rooster te maken waar men op kan intekenen.

-Bijen- en vlindertuin: wordt prachtig, applaus en bedankt Dick en Margreet!

-Bodem- en waterkwaliteit: een gesprek tussen deze commissie en het bestuur is aanstaande. Leo Koster heeft het rapport hierover met de nodige kennis van zaken doorgenomen en volgens hem stonden daar geen onrustbarende dingen in. Maurits zal van dit gesprek een aankondiging doen zodat ook andere leden mee kunnen praten. Van dit gesprek zal ook verslag worden gedaan. Het rapport ligt op papier in de kast van de
bestuurskamer ter inzage. Recentere informatie is online met de leden gedeeld.

-Taxatiecommissie: Dick Randshuizen is nu stagiair, Ronald Slaager is ook toegetreden.

Probleem dat opdoemt is asbest in de bodem van de huisjes die vrij kan komen als fundering moet worden gerepareerd (bijvoorbeeld bij betonrot). In het vervolg moet de vloer beter worden meegenomen bij de taxatie. De taxatiecursus van de AVVN zal worden gevolgd.

-Algemeen werk: Ploegen zijn afgelopen jaat groter gemaakt. Daardoor krijgen de leden iets vaker een oproep. Plan werkt goed, Dick Overduin is tevreden over de resultaten.

Tuinpaden zijn nu geen onderdeel van het algemeen werk. Daarvoor is het een te grote klus. Er moet een plan komen om paden op korte termijn te verbeteren. Een tuinpadenploeg? In principe zijn de paden verantwoordelijkheid voor de leden rond het pad. Een tuinpadenploeg zou kunnen assisteren.

Wijzigingen en benoemingen bestuur

-Leo Koster treedt af als bestuurslid wegens verhuizing naar Vleuten.
-Astrid Glas treedt af als penningmeester. Ze wil graag aanblijven als bestuurslid. Hac-Wah Ng heeft aangegeven zijn rol als adviseur en hulp te willen voortzetten maar geen tijd heeft om zelf penningmeester te zijn. De ALV verleent decharge voor het gedane werk. Afspraak is nu dat Astrid het werk blijft doen tot 1 november. Tot die tijd kan een nieuwe penningmeester zich melden. Het bestuur zal ook actief zoeken naar een opvolger. Daarna zal het werk worden overgenomen door een boekhoudkantoor. Dat kost 1.200/1.500 euro
per jaar.

-David Smit wordt benoemd tot nieuwe secretaris met instemming van de ALV. David zal zich in eerste instantie vooral richten op de mailbox. Hij heeft de verzekering van de huisjes al doorgenomen en geconstateerd dat deze heel goed is.
-Maurits de Lange blijft voorzitter maar benadrukt nog maar eens dat hij graag plaats maakt voor iemand die deze positie ook zou ambieren.

Bespreken plan Bouwcommissie

-Op 19 december jl. was de consensus om een nieuwe kantine te bouwen van kleinere omvang van rond de 20.000/25.000 euro.
-De bouwcommissie heeft afgelopen halfjaar maar 1 keer bijelkaar kunnen komen. Maurits is langsgeweest bij de Blokhutspecialist in Capelle a/d Ijssel. Daar kwam uit dat er voor 15.000/20.000 euro een kantine van 30 m2 neergezet kan worden.
-Probleem is dat het moeilijk is om te bepalen hoe de fundering er voor staat.
-Het slopen van de huidige kantine kost 2.500/5.000 euro.
-Leo Koster vertrekt dus ook uit deze commissie. Commissie is daarmee nu 4 man sterk.
Dringende oproep om deze commissie te versterken. Volgende bijeenkomst van de commissie zal worden aangekondigd voor alle leden.
-De huidige kantine kan nog ongeveer 3 jaar mee.

Algemeen werk

-Het nieuwe plan van Dick Overduin werkt goed. Verder geen mededelingen hierover.

Rondvraag

-De oude aanhanger is van hout ontdaan en kan worden afgevoerd. Franska zal de sloper benaderen die het wilde ophalen. Ander oud ijzer kan dan worden toegevoegd. Kruiwagens zonder wielen gaan dan ook mee.
-Er zijn nu 5 bijenvolken. Streven is om daar 4 van te maken. In de zomer zijn er een paar extra kastjes om de volken te verjongen. Astrid Glas draagt nu zorg hiervoor.
-Hakselaars zijn allemaal stuk! Repareren lijkt in ieder geval voor 4 van deze 5 niet meer mogelijk. Na discussie hierover wordt afgesproken dat er 1 “dure” hakselaar is die alleen onder strikte begeleiding mag worden gebruikt en 1 eenvoudige voor eigen kleinschalig gebruik.
-Nieuwe leden moet duidelijker worden gemaakt dat werk voor de vereniging onderdeel is van het hebben van een tuin. AVVN adviseert om mensen van de wachtlijst te kiezen die duidelijk aangeven ook iets extra’s te willen doen. Je hoeft de volgorde van de wachtlijst niet te handhaven. Veel verenigingen stellen ook eisen aan de mensen op de wachtljst, bijvoorbeeld door ze al wel in te zetten voor het algemeen werk.
-Er wordt regelmatig hondenpoep aangetroffen. Hondenbezitters moeten goed opletten om dit op te ruimen.
-Kinderen zijn natuurlijk van harte welkom op de vereniging maar oproep om wel op te ruimen nadat kinderen ergens gespeeld hebben.
-Voorstel tot externe verhuur van de kantine. Dit kan alleen als er een lid van de vereniging bij is en ook de huur betaalt. Kostenvoorstel 25 euro per dagdeel.
-Wanneer gaat het hoofdhek open? Na insluiper is het hek nu permanent dicht. Bij veel verenigingen is het gebruikelijk om het hek toch open te houden. AVVN constateert dat juist een open hek minder insluipers oplevert. Voorstel is dat de eerste tuinder die het complex betreedt het hek open mag doen en dat het hek openblijft tussen 9 uur en 17 uur. Dit voorstel wordt aangenomen door de ALV.